PingTeo

Relevés propriétaires

Premier relevé owner avec PingTeo Finance — y compris quand les réservations existantes n’ont pas encore de snapshot.

PingTeo Finance calcule le net dû au propriétaire à partir de deux choses distinctes :

  1. ce que Beds24 a réellement facturé sur chaque séjour (le snapshot financier) ;
  2. le contrat que vous avez saisi (commission, qui porte les frais OTA, le ménage, la taxe de séjour).

Une réservation dans PingTeo n’est pas un relevé. Les séjours déjà synchronisés pour la messagerie n’ont, au démarrage, aucune photo financière. C’est normal : la capture ne commence qu’une fois le module Finance activé, et seulement au prochain sync ou webhook.

Avant de commencer

  • Le flag finance est activé pour votre compte (un admin le fait dans Feature Flags). Sans ça, le menu Finance n’apparaît pas.
  • Beds24 est connecté avec la permission bookings-financial — READ. Sans elle, Beds24 peut renvoyer des prix à zéro au lieu d’une erreur — PingTeo refuse alors de capturer, plutôt que d’inventer un relevé faux. Voir Connect Beds24.
  • Un propriétaire et un contrat existent pour le logement, avec une date de début qui couvre les départs du mois visé.

Un séjour est rattaché au mois de son check-out (date de départ), pas à la date de réservation ni au check-in.

Parcours type

Propriétaire + contrat  →  Sync Beds24 (snapshots)  →  Dépenses (optionnel)
    →  Recompute  →  Relire le relevé  →  Finalize

Ne inversez pas les deux premiers pas : Recompute ne rappelle pas Beds24. Il ne poste que ce qui a déjà un snapshot et un contrat. Sans snapshot, la ligne reste en No snapshot.

1. Créer le propriétaire et le contrat

Dans Finance → Owners & contracts :

  1. Add owner — même les logements que vous possédez ont une fiche propriétaire. Il n’y a pas de cas spécial « à moi ».
  2. New contract version — logement, date de début (YYYY-MM-DD), taux en pourcentage (20 pour 20 %), règles de ménage / OTA / taxe de séjour.

Changer un taux plus tard crée une nouvelle version : l’ancienne se ferme à la date choisie. Recalculer un départ de mars après un changement en août redonne toujours le taux de mars.

S’il n’y a pas de contrat sur la date de départ, le séjour apparaît en No contract. PingTeo ne devine pas un net.

2. Capturer les snapshots des séjours déjà là

C’est l’étape que l’on oublie au premier lancement.

Les réservations actuelles ont été créées pour la messagerie, sans données financières. Un snapshot n’arrive que par :

| Source | Quand | | --- | --- | | Sync Properties (manuel) | Vous le lancez depuis Properties. C’est le moyen de rattraper l’historique. | | Webhook booking Beds24 | Un séjour nouveau ou modifié après activation de Finance. | | Finalize sur un relevé | Recapture le mois avant de figer les chiffres. |

Il n’y a pas de sync financier automatique en arrière-plan pour l’instant. Si vous n’avez pas cliqué Sync Properties depuis l’activation du flag, l’overview sera plein de No snapshot.

À faire :

  1. Properties → Sync Properties / Sync Now. Choose 3 months if you are catching up snapshots for past owner statements.
  2. Attendre la fin du sync (toutes les propriétés connectées).
  3. Revenir sur Finance, choisir propriétaire, logement, mois.
  4. Vérifier qu’une date Snapshot … apparaît sous la réservation. C’est capturedAt : la fraîcheur de la photo Beds24.

Si No snapshot reste après le sync :

  • le séjour n’a peut-être pas de beds24BookingId (créé à la main) ;
  • le scope bookings-financial manque encore ;
  • le mois filtré est le mois de départ, pas d’arrivée.

3. Relire l’overview, puis Recompute

Finance → sélecteurs Owner / Property / Month.

Les colonnes Gross, Cleaning et OTA fee viennent du snapshot Beds24 (la réalité source). Commission, Expenses et Owner net viennent du ledger, donc seulement après Recompute.

| Badge | Signification | Que faire | | --- | --- | --- | | Posted | Le séjour est dans le ledger. | Relire les montants. | | Needs recompute | Snapshot + contrat OK, pas encore posté. | Recompute. | | No snapshot | Pas de photo financière. | Sync Properties, puis Recompute. | | No contract | Aucune version de contrat sur la date de départ. | Créer ou reculer effective from. |

Recompute recalcule le ledger du logement sur le mois. Les séjours sans snapshot ou sans contrat sont sautés, pas inventés. Un second Recompute sans changement ne duplique rien.

Les pastilles du haut (booking revenue, ménage, commission, OTA, dépenses owner, amount due) sont des totaux de ledger. Elles restent à zéro tant que vous n’avez pas recomputé.

4. Ajouter une dépense (optionnel)

Add expense depuis l’overview, ou Expense sur une ligne.

  • Borne by = Owner : ça diminue le net propriétaire.
  • Borne by = Concierge : c’est au ledger (pour la marge) mais pas au net owner.
  • Vous pouvez lier la dépense à un séjour, ou la laisser au niveau du logement.

L’enregistrement relance un Recompute du mois affiché. Un remboursement qui n’existe que hors Beds24 se saisit ici en catégorie Guest refund.

5. Ouvrir le relevé, vérifier, figer

Review statement / Open statement ouvre (ou crée) le brouillon du mois.

Le bloc Derivation est l’addition humaine :

Hébergement
− frais OTA (si le contrat les met à la charge du propriétaire)
− commission de gestion
± ménage selon le contrat
− dépenses à la charge du propriétaire
= Amount due

Ce n’est pas prix Beds24 − commission − taxe. La taxe de séjour collectée par l’OTA ne traverse pas PingTeo.

Chaque séjour a une note de source (n° de booking Beds24, version de contrat, dépense manuelle). Un montant unclassified est retenu hors du net et affiché en alerte : à classer avant de faire confiance au chiffre, pas à ignorer.

Recompute (brouillon seulement) si vous venez de synchroniser ou d’ajouter une dépense.

Finalize fige le relevé : PingTeo recapture d’abord Beds24 pour le mois, recomputé, puis copie les lignes. Un relevé finalisé ne bouge plus si un sync ultérieur retravaille une facture. Un second Finalize est refusé.

Ce que vous verrez au tout premier mois

Scénario habituel :

  1. Flag Finance activé.
  2. Contrats saisis.
  3. Overview du mois en cours → toutes les lignes en No snapshot, totaux à 0.
  4. Sync Properties → les snapshots apparaissent (capturedAt).
  5. Recompute → Posted, KPIs remplis.
  6. Relire, éventuellement dépenses, puis relevé et Finalize.

Si vous sautez l’étape 4, Recompute ne « répare » rien : il n’a rien à poster.

Limites v0.1 (à connaître)

  • Un relevé = une devise. Un mois mixte EUR/GBP est refusé, pas sommé.
  • Pas d’export PDF/CSV, pas d’espace propriétaire, pas de virement.
  • Un avoir saisi seulement dans la banque, pas dans Beds24, passe par une dépense manuelle.
  • Modifier une ligne de facture dans Beds24 sans webhook ni sync manuel ne met pas à jour le snapshot. Relancer Sync Properties (ou Finalize, qui recapture) avant de valider.

Next: Connect Beds24 — permission bookings-financial. Invite code & sync — quand utiliser Sync Properties.